Electronic Document Management System

Benefit EDMS


Fungsi utama dari System ini adalah; mengumpulkan, memproses, mendistribusikan, menyimpan, mengelola, mengambil, menjaga dan membuang informasi sebagai bagian integral dari setiap proses bisnis dan aktivitas organisasi. 

Teknologi EDMS menawarkan solusi , memberikan nilai langsung dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi .
Alasan untuk menggunakan EDMS:

  • Mengurangi waktu antrian - informasi dapat disalurkan secara elektronik menggunakan email atau alur kerja menghilangkan mailing dan transportasi kegiatan .
  • Meminimalkan duplikasi - satu salinan dokumen dapat dibuat tersedia untuk semua pengguna yang berwenang , termasuk yang di luar badan .
  • Efesiensi dataentry- bentuk pengolahan dan eforms dapat mengakses data saat ini melalui pencarian dan data formulir ekspor langsung ke aplikasi bisnis . Outsource entri data - data entry eform dilakukan oleh individu mengisi formulir .
  • Mengurangi penyimpanan dan biaya pengambilan - repositori tunggal mengurangi kebutuhan untuk menyimpan beberapa salinan sementara pengindeksan standar dan integrasi dengan aplikasi bisnis memungkinkan pengguna untuk langsung mengakses dokumen yang diperlukan atau informasi lainnya .
  • Meningkatkan akses ke catatan dan informasi - pengguna yang berwenang dapat mencari di seluruh unit , departemen atau bahkan mengakses dokumen dikelola oleh lembaga lain dengan permintaan pencarian tunggal . Workflow secara otomatis dapat memberitahu pengguna internal atau eksternal ketika informasi yang dibutuhkan telah tiba atau telah diproses .
  • Mengotomatisasi proses bisnis - alur kerja dapat digunakan untuk memindahkan informasi dari satu langkah ke yang lain . Aturan berdasarkan routing secara otomatis dapat menentukan kegiatan yang diperlukan dan langkah-langkah kerja . Benda kerja atau data direferensikan secara otomatis dapat memperbarui aplikasi bisnis , membuat dokumen atau alur kerja tambahan, dan berkomunikasi dengan pengguna internal dan eksternal .
  • Meningkatkan layanan pelanggan - dipertahankan atau informasi dalam proses dapat segera diakses . Informasi yang diakses dapat fax atau email ke pelanggan dari desktop .Meningkatkan kepatuhan terhadap peraturan - teknologi dapat membuat jejak audit akses dan aktivitas . Kepatuhan dengan Jadwal Retensi Arsip dapat otomatis dan ditingkatkan . Dokumen yang masuk dapat secara otomatis diklasifikasikan dan disimpan dalam sistem .
  • Aktifkan kembali informasi - informasi sebelumnya diproses dapat digunakan untuk prepopulate bentuk atau memvalidasi dan standarisasi data yang masuk .
  • Meningkatkan kualitas data - penggunaan mengisi otomatis dan kemampuan validasi eforms mengurangi potensi data hilang atau salah tempat . Fitur seperti auto - format , kolom yang harus diisi , pilihan standar , dan konfigurasi bentuk yang dinamis memvalidasi data sebelum diajukan mengurangi kembali bekerja dan proses koreksi memakan waktu .
  • Berbagi informasi dengan entitas eksternal - koleksi informasi yang ada dapat langsung diakses oleh pengguna eksternal yang berwenang .
  • Dukungan pengolahan eksternal - pengguna eksternal dapat mengakses sistem , scanning , pengindeksan , menyimpan , dan dokumen mengambil dalam sebuah repositori pusat .
  • Peningkatan keamanan informasi - dokumen dan informasi yang disimpan dalam EDMS dilindungi dari akses yang tidak sah oleh persyaratan keamanan yang ketat . Backup memberikan catatan penting dan perlindungan pemulihan bencana . Perlindungan dengan duplikasi mudah dicapai baik menggunakan salinan offsite atau sistem yang dihasilkan mikrofilm .


Image description